조합 총회 서면결의서의 유효성 판단 2. 총회 전날까지 제출하라는 안내와는 달리 정해진 기간이 지나서 제출한 서면결의서는 유효할까?

판례 해설

안녕하세요, 조합장 해임 총회에 대한 모든 것을 알려드리는 주식회사 집회입니다.

서면결의서를 제출할 때 중요한 것은 형식보다는 조합원의 진정한 의사가 반영되었는지 여부입니다. 그렇기 때문에 조합원의 의사가 분명하다면, 조합원이 제출한 서면결의서는 물론 제3자가 대리 제출한 서면결의서 역시 유효합니다.

다만 아래에서 살펴볼 사건에서는 조합 총회 개최 공고 등에서 서면결의서 제출 시한을 총회 전날까지로 안내했는데요. 이에 법원은 여기에서 정한 날짜와 시간을 넘겨서 도달한 서면결의서는 효력이 없다고 판단했습니다.

반면 이 사건에서는 일부 서면결의서에 우체국 소인이 없었는데요. 이에 대해 법원은 제출된 시간을 확인할 수는 없지만, 우체국 소인이 없다는 것을 정해진 시간을 넘겨서 제출되었다고 볼 수는 없다고 판단하였습니다. 나아가 이 부분에 대해서는 하자를 주장하는 사람이 증명해야 한다고 판단하였습니다.

결국 서면결의서의 유효성을 판단할 때에는 조합원의 의사를 반영하는 것이 최우선이지만, 총회 개최 안내 등에서 기재된 방법은 준수해야 합니다.

법원 판단

제3자가 대리 제출한 서면결의서

1) 채권자의 주장

대리인 또는 제3자가 대신 제출한 101부의 서면결의서는 무효이다.

2) 판단

이 사건 조합 규약 제28조 제3항은 대리인이 총회에 출석하여 의결권을 행사하는 경우 배우자, 직계존비속, 형제자매 중 성년자를 대리인 자격으로 제한하고 있고, 제28조 제4항에 따른 서면결의서 제출에 의한 의결권 행사는 위 제3항이 적용되지 않는 것으로 해석되는바, 서면결의서 제출시 조합원이 직접 서면을 제출하여야 한다는 주장은 이유 없다(서면결의서를 우편으로 제출할 경우 조합원이 직접 우편을 보냈는지 확인할 수도 없고, 대부분의 조합원들이 직접 서면결의서를 작성하였다는 취지의 사실확인서를 제출하였다).

제출기한을 도과한 서면결의서

1) 채권자의 주장

서면결의서 제출기한을 도과한 것이 명백한 15부와 제출 시간을 알 수 없는 서면결의서 138부(문자메시지) 및 15부(팩스 전송)는 무효이다. 또한 우체국 소인 도장이 없는 서면결의서 11부는 2019. 8. 9. 17:00까지 제출되었다고 볼 수 없으므로 무효이다.

2) 판단

이 사건 기록 및 심문 전체의 취지에 의하면, 이 사건 총회 개최공고 등에서 '총회 전일(2019. 8. 9. 17ㅣ00시까지) 도착분에 한하여 유효하다고 공지한 사실, 조합원 V, W, X, Y, Z, AA, AB, AC, AD, AE, AF, AG, AH, AI, AJ의 경우 제출기한인 2018. 8. 9. 17:00을 도과하여 서면결의서를 제출한 사실이 소명되므로, 위 15부의 서면결의서는 제출기한을 도과한 하자가 있다.

채무자들은 이 사건 조합 규약에서 '총회 전일'까지 서면결의서가 제출되어야 한다고 규정되어 있는 이상 2019. 8. 9. 24시까지 제출된 서면결의서는 유효하다고 주장하나, 이 사건 총회 개최 공고에서 '17시까지 도착분에 한하여 유효하다'는 취지를 명시한 이상 17시 이후에 제출된 서면결의서가 유효하다고 보기 어렵다.

다만 서면결의서 제출방법에 관하여 이 사건 조합 규약은 특별한 규정이 없고, 방문 제출 등 다양한 방법으로 제출받은바, 단순히 우체국 소인이 없다는 사정만으로 서면결의서가 무효라고 보기 어렵다. 채권자가 주장한 부분 중 문자메시지로 접수한 AK, AL, AM, AN, AO, AP, AQ, AR, AS, AT, AU, AV, AW의 서면결의서와 팩스로 접수한 AX의 서면결의서(합계 14부)가 제출된 시간을 확인할 수 없으나, 결의의 하자를 주장하는 자가 증명책임을 부담한다는 법리에 비추어 볼 때 위 서면결의서가 무효라고 단정할 수 없다.

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