조합 총회에 서면결의서를 제출할 때, 종이 서면 외에 전자서면으로도 가능할까?

판례 해설

안녕하세요, 조합장 해임 총회의 전문가! 권형필 변호사와 함께 하는 주식회사 집회입니다.

사실 관리단집회에 제출하는 서면결의서나 위임장을 제출할 때 팩스로 제출하는 것이 큰 문제가 되지는 않습니다. 하지만 이러한 방식을 무작정 조합 총회에도 동일하게 적용하는 경우에는 문제가 발생할 수 있습니다. 기억하셔야 할 점은, 조합 정관에서 제출 방식을 규정하고 있다면 그에 따라야 한다는 것입니다.

이 사건에서는 조합 정관에서 서면결의서의 제출 시기에 대해서 규정하고 있을 뿐, 제출 방법에 대해서는 별도로 규정하고 있지 않았습니다. 이런 상황에서 일부 조합원들이 서면결의서를 휴대폰으로 촬영하여 문자 메시지로 전송했는데요. 그러자 채권자 측에서는 해당 서면결의서가 출력되어 종이로 제출되지 않았기 때문에 무효라고 주장했습니다. 하지만 법원은 조합 정관에서 서면결의서의 형태나 제출 방식을 특별히 제한하고 있지 않다는 점에 근거하여 사진 촬영 후 문자로 전송한 서면결의서도 유효하다고 판단했습니다.

갈수록 기술이 발전하는 만큼, 무작정 서면결의서의 제출을 종이로 한정하는 것은 바람직하지 않습니다. 다만, 여전히 대부분의 조합 정관에서는 전자문서 등의 제출을 제한하고 있기 때문에, 이 판결을 무작정 따르시기 보다는 조합 정관을 먼저 살펴보셔야 합니다.

법원 판단

이 사건 규약은 서면에 의한 의결권 행사와 관련하여 제23조 제3항, 제4항에서 '서면으로도 의결권 행사가 가능하고, 서면으로 의결권을 행사할 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시하여 총회 전일까지 조합에 도착하도록 제출하여야 한다'고 규정하고 있을 뿐 전자서면이나 종이서면 등과 같은 서면결의서의 형태와 그 제출방식에 특별한 제한을 두고 있지 않다. 또한 이 사건 임시총회의 경우 전자파일 형태의 서면결의서 제출을 명시적으로 배제하고 있다고 보기 어렵고, 전자파일 형태의 서면결의서 제출이 인정된다면 파일 전송의 방식으로 이를 제출하는 것도 가능하다고 할 것이며, 이 사건 서면결의서에 기재된 '전자문서인증'을 엄격한 요건과 방식이 되는 '전자서명인증'과 동일한 의미로 해석하여야 할 이유도 없다[이 사건 임시총회와 관련한 서면결의서 제출방법 제1, 2항은 '신분증 사본과 함께 전자출력된 서면결의서 뿐만 아니라 신분증을 올려 촬영한 서면결의서의 사진도 임시총회 안건에 대한 의사표시의 내용이 명확하고 본인의 의사표시임이 객관적으로 인증되면 조합원 본인의 서면결의로 폭넓게 인정되고, 서면결의서를 작성하여 신분증을 올려 촬영한 후 임시총회 의장의 핸드폰으로 사진을 전송하여 본인의 의사표시임을 증명하는 사진 전자문서 인증을 받는 경우 신분증과 서면에 의한 확인절차를 거친 것이므로 본인의 의사표시로 인정된다'는 취지로 규정하고 있다].

따라서 사진 파일을 휴대폰 문자메시지를 통하여 전송하는 방식으로 서면결의서를 제출하였다고 하더라도 이 사건 규약 등에서 정한 서면결의서의 제출 방식을 위반하였다고 단정할 수 없다.

---

↑ 카카오톡으로 바로 상담하기 ↑