조합 총회에 제출한 서면결의서 철회할 때, 정해진 양식이 있을까?

판례 해설

안녕하세요, 조합장 해임 총회 일타 변호사! 권형필 변호사와 함께 하는 주식회사 집회입니다.

조합원들은 총회에 직접 참석해서 의결권을 행사할 수 있지만, 총회에 참석하지 않고 서면결의서를 통해서 의결권을 행사할 수 있습니다. 이러한 서면결의서는 사전투표와 비슷하지만, 총회 결의가 이뤄지기 전까지 조합원이 자유롭게 철회할 수 있다는 점에서 차이가 있는데요.

따라서 조합원은 서면결의서를 제출했어도 총회 결의가 이뤄지기 전까지는 자유롭게 철회할 수 있고, 나아가 서면결의 철회서에 대한 철회서를 제출하는 것도 가능합니다.

그렇다면 서면결의서의 철회서는 어떻게 제출해야 할까요? 이에 대해 법원은, 서면결의서의 철회 방식에 제한이 없다고 판단합니다. 나아가 아래에서 살펴볼 사건에서 법원은 대리인에 의한 서면결의서 철회 역시 유효하다고 판단하였습니다.

결국 조합 총회는 조합원의 의사를 반영하기 위함이고, 서면결의서는 조합원의 의사를 반영하는 수단이므로, 조합원의 의사만 반영되었다면 그 형식이나 방법은 아무런 문제가 없습니다.

법원 판단

기록 및 심문 전체의 취지를 종합하여 알 수 있는 다음과 같은 사정과 이유들을 종합하여 보면, 이 사건 임시총회에 출석한 조합원의 수는 조합정관에 따른 의사정족수를 채우지 못한 것으로 볼 수 있으므로, 이 사건 해임결의는 무효라고 판단된다.

따라서 채권자들이 이 사건 해임결의의 효력정지를 신청할 피보전권리에 대하여 충분한 소명이 있고, 분쟁의 경위 및 경과 등 제반사정에 비추어 보면 가처분을 명할 보전의 필요성도 소명된다(채권자들이 주장하는 따른 실체적·절차적 하자 여부에 관하여는 나아가 판단하지 아니한다).

1) 조합원이 서면에 의하여 총회에서의 의결권을 행사하기로 의사를 표시하였더라도 총회에서 결의가 유효하게 성립하기 전까지는 그러한 의사표시를 철회할 수 있고, 그 철회의 의사표시는 규약 내지 정관에 다른 정함이 없는 이상 반드시 일정한 절차와 방식에 따라서만 하여야 하는 것은 아니며, 그 철회의 의사를 분명히 추단할 수 있는 행위나 외관이 있는 것으로 충분하다(대법원 2008. 8. 21. 선고 2007다83533, 83540 판결 등 참조). 그리고 정관 제22조에서는 서면 등에 의한 의결권 행사에 관하여 규정하면서 결의서 제출 기한만 제한하고 있을 뿐 서면결의서 내지 그 철회서의 제출방식에 관하여 별다른 제한을 두지 않고 있다는 점에서 본인이 직접 총회 개최자에 대하여 철회의 의사표시를 밝히는 것만으로 철회의 방식이 제한된다고 볼 수는 없고, 결의가 성립하기 이전에 철회의 진정한 의사가 분명히 기재된 본인 명의의 철회서를 총회 개최자가 아닌 자를 통하여 대리 제출하는 등의 방법으로도 적법하게 기제출한 서면결의서를 철회할 수 있다고 보아야 한다.

2) 현재까지 제출된 소명자료에 의하면, 이 사건 임시총회에 출석한 것으로 당초 집계된 조합원 중 별지 3 목록 기재 57명이 ‘이 사건 임시총회 관련 기투표한 서면결의서 및 전자투표를 철회한다.’는 취지의 서면결의 및 전자투표 철회서를 작성하여 이 사건 임시총회 개최 이전에 채권자들에게 교부하여 주었고, 채권자들이 이러한 철회서를 취합하여 G 등에게 이 사건 해임결의 성립 이전인 2018. 12.경 직접 또는 우편으로 제출하려고 하였으나 G 등은 ‘본인이 대리인을 통하지 않고 직접 G 등에게 철회서를 제출하여야 한다’는 이유를 들어 그 수령을 거부한 채 위 57명을 이 사건 임시총회에 출석한 것으로 산정한 사실이 소명된다. 그렇다면 G 등이 정당한 사유 없이 철회서 수령을 거절한 것으로 볼 수 있고, 이러한 경우 그 철회서의 내용을 알 수 있는 객관적 상태에 놓여 있는 떄에 의사표시의 효력이 생기는 것으로 보아야 하는바(대법원 2008. 6. 12. 선고 2008다19973 판결 등 참조), 위와 같은 수령 거부에도 불구하고 철회의 진정한 의사가 분명히 기재된 철회서를 채권자들을 통하여 제출한 위 57명은 이 사건 해임결의 성립 이전에 적법하게 서면결의 의사를 철회하였다고 봄이 타당하다.

이러한 조합원들 57명을 출석조합원[앞서 나.항에서 본 546명]에서 추가로 제외하게 될 경우 이 사건 해임결의 당시 출석조합원은 489명(= 546명 - 57명)으로 의사정족수인 500명 또는 501명에 미치지 못한다.

3) 다만, 채무자는 위 서면결의 철회자 57명 중 철회서를 재철회한 조합원이 19명에 달한다고 주장하나, 아래 ① 내지 ③과 같은 사정에 비추어 볼 때, 채무자가 주장하는 위 19장의 재철회서가 작성자의 진정한 의사에 기하여 작성되어 ‘이 사건 해임총회 이전에’ G 등에게 제출된 것이라고 보기 어려우므로, 채무자의 위 주장은 받아들이지 않는다.

① 채권자들은 2019. 8. 12. 이 사건 신청을 제기하면서 서면결의 철회자들이 다수 존재함을 주장하였고 2019. 8. 20.경 철회서를 모두 증거로 바로 제출하였음에 반하여, 채무자는 2019. 10. 16.자 서면 및 2019. 10. 29.자 서면까지 재철회자의 존재에 대해 전혀 언급이 없다가 2019. 10. 30.자 서면에 이르러서야 ‘철회자 57명 중 19명이 이 사건 해임총회 이전에 G 등에게 재철회서를 제출한 바 있다’고 주장하면서 재철회서(소을 제32호증의 1 내지 22호증)를 증거로 제출하였다.

② 채무자는 작성일자란을 공란으로 하여 재철회서를 징구하였음을 자인하고 있다. G 등 측이 공란으로 된 작성일자란을 일괄적으로 ‘2019. 8. 9.’(이 사건 임시총회 개최일 전날)로 기재하였다.

③ 채무자가 주장하는 재철회자 중 4명(M, N, O, P)은 ‘이 사건 임시총회가 개최된 2019. 8. 10. 이후에 G 등의 요청에 따라 제출일자를 공란으로 하여 G 등에게 재철회서를 작성하여 준 적이 있다’는 취지의 사실확인서를 작성한 바 있다.

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